A CEEPUS hálózat felsőoktatási intézmények olyan nemzetközi partnerségét jelenti, melyben nem a teljes intézmények vesznek részt, hanem kisebb egységek, kari vagy akár tanszéki szinten. A karok/tanszékek nemzetközi együttműködésben hoznak létre egy bizonyos tudományterületre fókuszáló vagy interdiszciplináris hálózati együttműködést, melyhez az adott tanévre elnyert pontos mobilitási helyek tartoznak (hallgatói és oktatói cserék). A hálózati pályázat és a mobilitási terv egy tanévre szól, de minden évben meghosszabbítható, így hosszútávú együttműködések alapja lehet. Ez az a szervezeti keret, amelyben a hallgatók és oktatók mobilitása elsősorban megvalósul. A hallgatói és oktatói mobilitás az elfogadott hálózatok keretein belül - a fogadó intézmény fogadási keretének erejéig - valósítható meg.

A CEEPUS programban a teljes pályázati folyamat online zajlik.

Hálózatok létrehozása és működtetése

A programban a pályázatok beadásának első lépése egy ún. hálózat (network) létrehozása vagy egy már működő hálózathoz való csatlakozás. Egy CEEPUS hálózatot legalább három CEEPUS országból egy-egy felsőoktatási intézmény szervezeti egységei (lehet egy intézmény, egy kar vagy akár egy tanszék) alakítanak ki. 

Pályázható tevékenységek:

• hallgatói és oktatói mobilitás, intenzív kurzus, csoportos hallgatói szakmai tanulmányút szervezése,
• klasszikus hálózati tevékenység + közös programok fejlesztése / bevezetése,
• közös tanulmányi programok fejlesztése / bevezetése,
• tanári mobilitás esetén 6 tanítási óra, ill. konzultáció / hét.

A CEEPUS programba való bekapcsolódás feltételei:

• A CEEPUS keretében utazó diákoknak a fogadó intézményben tandíjmentességet kell biztosítani
• Kölcsönösen kötelező a külföldi tanulmányok elismerése
• Kötelező az ECTS vagy azzal kompatibilis kreditrendszer használata
• Beérkezők számára a kurzusok látogatását a helyi nyelven kívül biztosítani kell angolul, németül vagy franciául
• Oktatói mobilitásban részt vevőknek kötelező heti minimum 6 óra oktatás, az érintett felek által megállapított nyelven   

Hogyan létesítsünk CEEPUS hálózatot

• Már működő hálózathoz való bekapcsolódás partnerként: partnerkeresés után (korábbi szakmai kapcsolatok felelevenítésével, vagy partnerkereső szolgáltatások igénybevételével) új együttműködések, csereakciók kidolgozása
• Új hálózat létrehozása koordinátorként vagy partnerként: a résztvevőknek meg kell határozni, hogy a hálózatban részt vevő partner intézmények közül melyik vállalja a koordinátor szerepét
• Csatolandó dokumentumok beszerzése az alábbiakban részletezett szabályok alapján (rektor/főigazgató támogatását tartalmazó "Letter of Endorsement" és a felelős szervezeti egység által aláírt "Letter of Intent" amely a külföldi tanulmányok kölcsönös elismerését biztosítja)
• A pályázat szövegének összeállítása az online pályázati űrlapon, és a pályázat határidőre történő beadása

Partnerkeresés

Az eddigi hálózatok listája, a hálózatok tematikája, leírása és a részt vevő partnerek elérhetőségei a www.ceepus.info oldalon a Network menüpont alatt érhető el. Már működő hálózathoz való csatlakozási szándék esetén a címek és témaleírás alapján érdemes keresni a hálózatok között, majd felvenni a kapcsolatot a hálózati koordinátorral. Új hálózat alakításához való partnerkeresés esetén pedig a különböző hálózatok partnerei között lehet böngészni, és közvetlenül velük felvenni a kapcsolatot.

A hálózati pályázat beadásának menete 

A hálózatba bevonni kívánt partnereknek kötelezően regisztrálniuk kell "Network" jogokra www.ceepus.info-n, amely a nemzeti iroda jóváhagyása után aktiválódik. 

A hálózat meghosszabbítása (prolongation) / megújítása (renewal) esetén újabb regisztráció a partnerek részéről nem szükséges, a pályázatkezelő rendszerbe való belépés a már meglévő jelszóval történik. Abban az esetben sem kell újra regisztrálni, ha a pályázók egy korábbi pályázati fordulóban már bejelentkeztek a rendszerbe, feltöltötték pályázati anyagukat vagy annak részét, de pályázati határidőre nem nyújtották be a pályázatot (transfer).

A regisztráció alkalmával megadott felhasználónévvel és jelszóval tudnak hozzáférni majd a készülő hálózati pályázat anyagához is.

A regisztráció menete:

• a Központi Iroda honlapján (www.ceepus.info) ki kell tölteni a regisztrációs ívet
• a megadott e-mail címre érkezik egy link, melyen meg kell erősíteni a regisztrációt
• a honlapra belépve: Mobility Desktop-on a "Register for managing a CEEPUS network" linkre kell kattintani
• Network Registration: intézmény, kar, CEEPUS hálózat kiválasztása és rövid szöveges indoklás (megerősítés, hogy az adott hálózatban szeretné betölteni a hálózati vagy partnerkoordinátori szerepet)
• az intézmény országának nemzeti CEEPUS irodája jóváhagyja a regisztrációt, amiről rendszerüzenet érkezik.

A koordinátornak megválasztott intézménynek be kell jelentkeznie a saját felhasználónevével, és a Network Desktopon a "Manage your network applications" linken keresztül át kell mennie a hálózati pályázati részbe.

A legördülő menüből ki kell választania azt a tanévet, amelyre a hálózat működése vonatkozik, majd az új hálózat létrehozása opciót ("Create new network application"). A regisztrált intézmények közül ki kell jelölnie a partnerként felvenni kívánt egyetemeket és koordinátorokat (legördülő menüből választható ki). A partnereknek közösen ki kell dolgozniuk a tanév során elvégezni kívánt feladatokat, és elkészíteniük a pályázati anyagot (tervezett tevékenységek + ütemezés). 

Mivel a CEEPUS programban nem konkrét támogatási összegekre pályáznak az együttműködések, hanem a partnerek fogadási ösztöndíjhónap-kereteire, a pályázat egyik legfontosabb része az ún. Traffic Sheet, a tervezett mobilitások intézményekre lebontott terve. Ebben a táblázatban rögzítik hogy mely intézményből mely intézménybe hány hallgató és hány oktató utazik. A tervezési és megvalósítási egység az ösztöndíjhónap. A hónapkereteket reálisan kell megtervezni, a tényleges igényeket tükrözve. A Traffic Sheet a Participating Unit részben a saját intézmény kiválasztása után az "Edit Incoming Traffic" opció alatt szerkeszthető. Minden partner a saját Incoming Traffic Sheet-jén tudja beírni, hogy mely partnerektől kíván hallgatót vagy oktatót fogadni. Az Outgoing Traffic Sheetek ez alapján automatikusan kitöltődnek. A hónapszámok jelentik egyrészt a fogadási, másrészt a kiutazási hónapot.

A Traffic sheet adatai között négy státusz szerepel:

• Student (S): hallgatók teljes szemeszterre szóló tanulmányi mobilitása (3-5 hónap) 
• Short Term Student (ST): hallgatók rövid távú mobilitása szakdolgozathoz, diplomamunkához, diszsertációhoz való kutatás céljából (1-2 hónap)
• Teacher (T): oktatói mobilitás oktatási tevékenység céljából (min 5 munkanap tartózkodási idő 6 tanóra megtartásával, technikailag 1 hónapra kell jelentkezni)
• Short Term Excursions (STE): csoportos hallgatói szakami tanulmányút (3-6 nap)

Fel kell tölteni a partner intézmények kötelezően csatolandó dokumentumait: 

Letter of Endorsement és Letter of Intent

• Letter of Endorsement:
  • Nyilatkozat az intézmény részvételi szándékáról
  • Az intézmény vezetője (rektor / főigazgató) tölti ki
• Letter of Intent:
• A külföldön folytatott tanulmányok kölcsönös elismerését és a tandíjmentességet igazoló dokumentum
• A külföldön folytatott tanulmányok elfogadásáért felelős egység - tanszék, kar - vezetője (dékán) tölti ki
• A felület által generált pdf dokumentumokat ki kell nyomtatni, a fent meghatározott személlyel aláíratni, lepecsételtetni, dátummal ellátni, beszkennelni és a pályázathoz feltölteni.
• Meghosszabbított hálózatok esetében: A beadás csak az új partnerektől kötelező, azonban a meghosszabbított pályázatok hálózati koordinátorának jelölnie kell, hogy mely intézmények maradnak bent a következő évben is a hálózatban.
• Új és megújított hálózatok esetében: A beadás minden partner részéről kötelező!
• Feltölthető fájltípusok: JPG, GIF, PDF

ECTS katalógus

• A hálózat témájához igazodva az adott partnerek által a hálózatban érkező hallgatók számára elérhető kurzusok listája angol nyelven (tantárgy címe, rövid leírása, kredit)
• Intézményi ECTS katalógus és/vagy idegen nyelvű kurzuskínálat (angol, német, francia), illetve ha az intézményben még nem működik ECTS, akkor az alkalmazott egyéb kreditrendszer leírása.
• Feltöltve vagy link formában 
• Minden évben, minden partner részéről kötelező! Ennek elmulasztása formai hibának minősül, és a pályázat elutasításához vezet.

Nem kötelezően csatolandó dokumentumok: Intézményközi szerződések, megállapodások közös diplomaprogramok kidolgozásáról/bevezetéséről: ezen dokumentumok beadása nem kötelező, de amennyiben a pályázó rendelkezik ilyennel, javasoljuk a pályázati anyaggal együtt feltölteni.

A hálózati koordinátor feladata az előzőekben említett szándéknyilatkozatok (Letter of Endorsement és Letter of Intent) beszerzése, illetve a teljes hálózati pályázati anyag összeállítása és határidőre történő beküldése.

A pályázatok beadása elektronikus úton, online rendszerben lehetséges, a Központi CEEPUS Iroda honlapján keresztül, melynek elérhetősége: www.ceepus.info. Az online pályázat véglegesítésének határideje minden év január 15. 23.59 (szerver idő). A csatolandó dokumentumok feltöltésének határideje: január 31. 23:59 (szerver idő!) (A pályázat többi része akkor már nem szerkeszthető.)

Pályázati eredmények

A hálózati pályázatokat a nemzeti irodák által felkért külső szakértő bírálók pontozzák, a Központi CEEPUS Iroda által biztosított pontozó felületen.

Az ún. Grading Sheet és a pontozandó szempontok megtekinthetők a www.ceepus.info oldalon belépés után a Network Desktopon.

Minden hálózatot a részt vevő partnerek országaiból bírál egy-egy szakértő, majd a pontok átlagolásra kerülnek, és a Központi CEEPUS Iroda felállítja a nemzetközi rangsort, majd kijelöli a nyertes, tartaléklistás és elutasított pályázatok körét.

A pontozás során maximum 100 pont szerezhető. Azok a hálózati pályázatok, amelyek nem érik el az 50 pontot, automatikusan elutasításra kerülnek.

A tartaléklistás hálózatoknak a tavaszi félévben lehetőségük van mobilitásokat megvalósítani, a nyertes hálózatok által fel nem használt hónapok függvényében.

A hálózatok koordinátorai a március/áprilisban tartott CEEPUS Nemzetközi Bizottsági ülés után kapnak értesítést a Központi Irodától a pályázati eredményekről, mely a pályázati oldalon kerül feltöltésre.

Mivel minden ország más-más hónapkerettel gazdálkodik, a nemzeti irodáknak a hálózatok által igényelt hónapszámokat vissza kell vágniuk a véglegesítés előtt (ún. cutting). A CEEPUS Magyarországi Iroda a következő szempontokat veszi figyelembe az igényelt hónapszámok megvágásánál:

• Nemzetközi rangsorban elfoglalt helyezés
• Igényelt hónapszám
• Részt vevő magyar partnerintézmények száma
• Minimum két éve működő hálózat esetén a legutóbbi lezárt tanév kvótafelhasználása 

A végleges Traffic Sheet-ről a nemzeti irodák egyeztetnek a hálózati koordinátorokkal és a magyar partnerekkel. Ezután kerül a hálózat a Ready for mobility státuszba, amikortól feltölthetőek az egyéni mobilitási pályázatok. A Traffic Sheet-ben szereplő elnyert hónapszámok az egész tanévre szólnak, a kvóta felhasználása tervezhető csak az őszi, csak a tavaszi, vagy akár mindkét félévre szólóan.

Szerződéskötés

A nyertes hálózatok magyar partnereinek végleges kvótáit intézményenként összesítjük, és ez alapján kötjük meg az intézményi szerződéseket a nyár folyamán. Az ösztöndíjkifizetés minden esetben az intézménynél történik.

További információ: Nemzetközi Kapcsolatok Igazgatósága (R. épület, 1. emelet. 104.) Marositsné Moldvay Rita (moldvay.rita@mail.bme.hu)